Personaldaten bei Fusionen: Was Kirchengemeinden beachten müssen
Wenn mehrere Kirchengemeinden fusionieren, stellt sich früher oder später die Frage: Welche Personaldaten dürfen wir miteinander teilen? Wir fassen kurz zusammen, welche rechtlichen Rahmenbedinungen zu prüfen sind.
Die Ausgangslage
Mehrere Kirchengemeinden planen ihre Verschmelzung und müssen dafür Personaldaten und Informationen über Personalkosten austauschen. Klingt logisch – aber ist das datenschutzrechtlich überhaupt zulässig? Die kurze Antwort: Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen.
Gemeinsame Verantwortung
Wenn mehrere Kirchengemeinden zusammen über Zweck und Art der Datenverarbeitung entscheiden, liegt eine gemeinsame Verantwortung im Sinne des DSG-EKD vor. Das bedeutet: Die beteiligten Gemeinden müssen einen Vertrag schließen, der regelt, wer welche datenschutzrechtlichen Pflichten übernimmt.
Die rechtliche Grundlage
Die ursprüngliche Erhebung der Personaldaten erfolgte für die Verwaltung innerhalb der jeweiligen Gemeinde. Die Weitergabe an andere Gemeinden ist daher eine Zweckänderung – und die ist nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Eine Rechtsgrundlage nach § 6 Nr. 3 DSG-EKD (Aufgabenerfüllung) greift hier nicht, denn: Der Kirchengemeinderat ist nur für die eigenen Beschäftigten legitimiert, nicht für die anderer Gemeinden. Die noch zu gründende fusionierte Gemeinde existiert rechtlich noch nicht. Etwas anderes könnte gelten, wenn Gesetze die Fusion explizit regeln.
Die Lösung: Die Datenweitergabe kann auf ein berechtigtes Interesse (§ 6 Nr. 4 DSG-EKD) gestützt werden – vorausgesetzt, die Interessen der Betroffenen werden ausreichend berücksichtigt.
Welche Daten dürfen übermittelt werden?
Das Gebot der Datenminimierung ist hier entscheidend. Zulässig sind nur die Daten, die für die Fusionsvorbereitung tatsächlich erforderlich sind:
- Name (idealerweise pseudonymisiert)
- Stellenbezeichnung und Tätigkeitsbeschreibung
- Einstellungsdatum und Dienstalter
- Arbeitszeitmodell und Stundenumfang
- Vergütungsgruppe und Gehaltsdaten
- Arbeitsvertrag und Vertragsbedingungen
- Qualifikationen und Ausbildungen
Nicht übermittelt werden sollten alle sonstigen Daten, wie z.B. Gesundheitsdaten, Fehlzeiten, Bankdaten oder Informationen zur Staatsangehörigkeit – sofern diese nicht nachweislich erforderlich sind.
Schutzvorkehrungen
Damit die Datenweitergabe rechtmäßig ist, müssen folgende Maßnahmen getroffen werden:
- Klarer Empfängerkreis: Nur Personen mit Personalverantwortung (z.B. Kirchengemeinderäte) erhalten Zugriff – dokumentiert in einer nachprüfbaren Liste.
- Genehmigungspflicht: Weitere Empfänger nur mit Zustimmung aller beteiligten Räte.
- Verschwiegenheitspflicht: Alle Empfänger müssen zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.
- IT-Sicherheit: Verarbeitung nur in geschützten Systemen der Kirchenkreisverwaltung – keine privaten Dienste wie Dropbox oder Google Drive.
- Information der Mitarbeitenden: Alle Betroffenen müssen schriftlich über die Datenweitergabe informiert werden.
- Vertragliche Regelung: Ein Vertrag über die gemeinsame Verantwortung ist zwingend erforderlich.
- Beschlussfassung: Jeder Kirchengemeinderat muss die Datenweitergabe vorab durch Beschluss genehmigen.
Fazit
Die Weitergabe von Personaldaten im Rahmen einer Kirchengemeinde-Fusion ist datenschutzrechtlich möglich – aber nur mit klaren Regelungen und Schutzmaßnahmen. Wer diese Vorgaben beachtet, schafft Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden und eine solide rechtliche Grundlage für die gemeinsame Zukunft.