Urlaubsvertretung: Zugriff auf das Postfach von Arbeitskolleginnen und -kollegen

Es ist Urlaubszeit und es gilt zu klären, ob auf Postfächer abwesender Kolleginnen und Kollegen zugegriffen werden darf.

Wir haben das „ob“ und „wie“ datenschutzrechtlich bewertet. Damit Sie zur Beantwortung dieser Frage nicht die juristische Bewertung „durcharbeiten“ müssen, haben wir die notwendigen Regeln vorangestellt:

1. Die Weitergabe von Passwörtern ist nicht erlaubt. Diese Regelung wurde mit der Dienstvereinbarung festgelegt.
2. Ein dauerhafter Vollzugriff auf personengebundene Postfächer ist unzulässig.
3. Für die Vertretung im Urlaubsfall ist im Regelfall eine Abwesenheitsbenachrichtigung und ein Verweis auf die Urlaubsvertretung ausreichend und als primäre Maßnahme zu wählen.
4. Sofern bei bestimmten Postfächern mit dringendem Charakter eine fortwährende Erreichbarkeit notwendig ist, sollten gemeinsame Postfächer eingerichtet werden, auf die mehrere Personen zugreifen können.
5. Sofern mit den vorherigen Regelungen die notwendige Urlaubsvertretung nicht organisiert werden kann, kann auf Grundlage einer Einwilligung eine Berechtigung für den Zugriff auf das Postfach eingerichtet werden. Die Berechtigung ist nach dem Ende der Vertretung wieder zu entziehen.
6. Eine automatische Weiterleitung von E-Mails ist nicht erlaubt, es sei denn der betreffende Mitarbeitende hat darin eingewilligt.
7. In besonderen Situationen und im Ausnahmefall, bei denen der Mitarbeitende nicht anwesend und nicht erreichbar ist, aber ein Zugriff auf das Postfach unbedingt notwendig ist, kann unter Beteiligung des örtlich Beauftragten für Datenschutz auf das Postfach protokolliert zugegriffen werden. Denkbar wäre z.B. die Anordnung der Polizei zur Sichtung des Postfachs aufgrund einer Gefahr oder bei drohenden Schäden.
8. Kalender können ebenfalls sensible Daten enthalten und sind aus diesem Grund genauso zu behandeln.

Und jetzt der juristische Teil:

Für die datenschutzrechtliche Bewertung der einzelnen Zugriffsarten ist als Rechtsgrundlage § 49 DSG-EKD maßgeblich, der die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses regelt. Liegt eine Dienstvereinbarung mit entsprechenden Regelungen für den Abwesenheitsfall vor, kann diese nach § 49 Abs. 1 DSG-EKD ebenfalls als Rechtsgrundlage für den Zugriff herangezogen werden.

1. Bedeutung der bestehenden Dienstvereinbarung

Der Kirchenkreis hat eine Dienstvereinbarung über die Regelung für den Zugang und die private Nutzung der Internetdienste und des dienstlichen E-Mail-Kontos mit der Mitarbeitendenvertretung (MAV) geschlossen.

Die bestehende Dienstvereinbarung erfasst die hier zu beantwortende Frage jedoch nur teilweise, weil ihr Schwerpunkt auf der Nutzung und Kontrolle des E-Mail-Systems liegt, nicht hingegen auf einer generellen Berechtigungsordnung für gegenseitige Postfach- und Kalenderzugriffe. Die Dienstvereinbarung bietet keine Rechtsgrundlage für die von angedachten Zugriffsrechte im Sinne einer Erlaubnis (insbesondere werden Kalender von Mitarbeitenden dort nicht ausdrücklich erwähnt), zumindest im Hinblick auf dienstliche E-Mail-Konten schließt sie derartige Berechtigungen faktisch sogar aus. In § 3 Abs. 7 S. 3 der Dienstvereinbarung ist explizit vereinbart, dass E-Mail-Konten auf Basis von Einzeladressen keiner Kontrolle unterliegen. Zudem behält sich der Dienstgeber im nächsten Satz bei längerer Abwesenheit von Mitarbeitenden das Recht vor, lediglich den Autoresponder einzustellen. Ein weitergehender postfachübergreifender Zugriff von Kolleginnen und Kollegen wird an dieser Stelle nicht legitimiert.

Da die Dienstvereinbarung in § 3 Abs. 2 die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Kontos untersagt, entfällt die komplexe Anwendbarkeit des Fernmeldegeheimnisses nach dem weltlichen TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz), welches bei erlaubter Privatnutzung den unbefugten Zugriff sogar unter Strafandrohung stellt (§ 27 TDDDG). Dienstliche E-Mails sind bei einem Verbot der Privatnutzung dann wie der allgemeine dienstliche Schriftverkehr, ähnlich etwa wie Geschäftsbriefe, zu behandeln (Wybitul, NJW 2014, 3605 (3607)). Das E-Mail-Postfach eines Beschäftigten ist in diesem Fall ein reines Arbeitsmittel und dessen Nutzung ist somit Teil der betrieblichen bzw. dienstlichen Sphäre. Dies ändert aber nichts daran, dass sich Zugriffe auf dienstliche E-Mail-Postfächer dennoch am Grundsatz der Verhältnismäßigkeit sowie der in § 49 Abs. 1 DSG-EKD vorgesehenen Erforderlichkeit zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses messen lassen müssen. Der Grundsatz der Datenminimierung nach § 5 Abs. 1 Nr. 3 DSG-EKD verlangt zudem, dass nur die für den Zweck zwingend notwendigen Daten verarbeitet werden.

2. Leserechte und Zugriff auf Kalendereinträge

Unter Zugrundelegung der Vorgaben des § 49 Abs. 1 DSG-EKD ist die pauschale Vergabe von Leserechten auf die Kalender von Kolleginnen und Kollegen innerhalb eines Fachbereichs unzulässig. Zwar erfordert die Zusammenarbeit in der Dienststelle grundsätzlich eine Koordinierung von Terminen. Ein offener Einblick in sämtliche Termininhalte und -details ist hierfür jedoch nicht erforderlich im Sinne der Rechtsvorschrift.

In der Praxis unterlassen es Beschäftigte häufig, bestimmte Termine manuell als „privat“ zu kennzeichnen. Da dienstliche Kalender im Alltag erfahrungsgemäß auch für rein persönliche, hochsensible Einträge genutzt werden (z. B. Arzttermine, Gewerkschafts- oder Mitarbeitervertretungstermine oder sogar Termine bei der Seelsorge), besteht bei allgemeinen Leserechten ein hohes Risiko, dass besondere Kategorien personenbezogener Daten (§ 4 Nr. 2 und § 13 DSG-EKD) oder gesetzlich geschützte Geheimnisse wie das Seelsorgegeheimnis, also sensible Daten unbefugt offenbart werden. Das schutzwürdige Interesse der Beschäftigten an der Wahrung ihrer Privatsphäre überwiegt hier das rein organisatorische Vereinfachungsinteresse der Dienststelle deutlich. Als milderes, datenschutzkonformes Mittel ist ausschließlich die Freigabe von reinen „Frei-/Gebucht-Zeiten“ (Verfügbarkeitsanzeigen) zulässig, bei denen keine Inhalte oder Kommunikationspartner sichtbar sind.

3. Leserechte und Zugriff auf E-Mail-Postfächer

Ein generelles oder dauerhaftes Leserecht für (abwesende) Kolleginnen und Kollegen auf personengebundene E-Mail-Postfächer ist ebenfalls unzulässig und nicht von § 49 Abs. 1 DSG-EKD gedeckt, da dies nicht erforderlich ist, um den normalen Geschäftsgang aufrecht zu erhalten. Nicht zuletzt, weil die Einsicht und der Zugriff auf das dienstliche E-Mail-Konto eine lückenlose Verhaltensüberwachung des Beschäftigten ermöglichen, bedarf es hierzu vielmehr eines konkreten dienstlichen Anlasses (vgl. Seifert, in: Simitis/Hornung/Spiecker gen. Döhmann, Datenschutzrecht, 2. Aufl. 2025, § 26 BDSG Rn. 121; Onnis/Grebe, Urlaubszeit: Wer darf welche Mails lesen?, https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/urlaubszeit-wer-darf-welche-mails-lesen_76_658070.html).

Für die Aufrechterhaltung des täglichen Dienstbetriebs stehen gerade weniger eingriffsintensive organisatorische Mittel zur Verfügung als das permanente Mitlesen fremder Postfächer. Die Einrichtung einer automatisierten Abwesenheitsnotiz (Autoresponder) durch den Mitarbeitenden selbst, die externe und interne Absender über die Abwesenheit informiert und an eine allgemeine Vertretung verweist, stellt das mildeste Mittel dar. Nur wenn eine Abwesenheitsnotiz aufgrund der Tätigkeit des Mitarbeitenden über den E-Mail-Account für eingehende Dokumente und Anfragen im Einzelfall nicht ausreicht, kann eine Weiterleitung in Betracht gezogen werden (BfD EKD, 3. Tätigkeitsbericht 2019/2020, S. 52, abrufbar unter https://datenschutz.ekd.de/wp-content/uploads/2021/06/Taetigkeitsbericht-3-2021.pdf; DSK, Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz, 2016, S. 6, abrufbar unter https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/201601_oh_email_und_internetdienste.pdf).

Als datenschutzkonforme Alternative für die tägliche, fachbereichsbezogene Zusammenarbeit bei der Bearbeitung dienstlicher E-Mails kommt des Weiteren der Einsatz von Funktionspostfächern in Frage (vgl. etwa DSK, a.a.O., S. 10). Da diese rollen- und nicht personengebunden sind, entfällt der gesteigerte Schutz der Privatsphäre und die Erwartung an die Vertraulichkeit des persönlichen Postfachs. Der Zugriff mehrerer Teammitglieder auf ein solches Funktionspostfach ist im Rahmen der zugewiesenen Aufgaben ohne Weiteres nach § 49 Abs. 1 DSG-EKD zulässig, sofern der Kreis der Zugriffsberechtigten auf das erforderliche Minimum beschränkt bleibt. Der gemeinsame Zugriff des zuständigen Teams auf solche Funktionsfächer ist zur Erfüllung der übertragenen Dienstaufgaben nach § 49 Abs. 1 DSG-EKD problemlos zulässig. Auf diese Weise können die berechtigten Dienst- und Organisationsinteressen des Kirchenkreises praktikabel abgebildet werden.

Ein direkter Zugriff auf das Mailpostfach (zum Lesen und ggf. Weiterleiten von E-Mails) kommt demgegenüber nur als restriktive Ausnahme im konkreten Vertretungsfall in Betracht. Dies kann vor allem bei nicht vorhersehbaren Abwesenheiten, wie im Krankheitsfall, vorkommen, da es dem Beschäftigten mangels Zugriffsmöglichkeit häufig selbst nicht mehr möglich sein dürfte, die Abwesenheitsnotiz einzustellen oder eine E-Mail-Weiterleitung einzurichten (Prowald, Zugriff des Arbeitgebers auf E-Mail-Accounts von Arbeitnehmern, Brandi Rechtsanwälte – Newsletter 12/2022, S. 3, abrufbar unter https://www.brandi.net/fileadmin/user_upload/Newsletter/pdf/2022/Newsletter_1222.pdf ). Auf bereits empfangene bzw. versandte betriebliche E-Mails darf auf Grundlage des § 49 Abs. 1 DSG-EKD nur zugegriffen werden, wenn dies für dienstliche Zwecke erforderlich ist (BfD EKD, a.a.O., S. 52; DSK, a.a.O., S. 6). Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn andernfalls der geordnete Dienst- und Betriebsablauf gefährdet ist, der Ablauf von Fristen bevorsteht oder wirtschaftliche Schäden drohen (Onnis/Grebe, Urlaubszeit: Wer darf welche Mails lesen?, https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/urlaubszeit-wer-darf-welche-mails-lesen_76_658070.html). Da wirtschaftliche Schäden für die Arbeit des Kirchenkreises selten im Vordergrund stehen dürften, verengt sich diese Ausnahme im kirchlichen Kontext nochmals erheblich auf zwingende organisatorische Notstände (z. B. unvorhersehbare, schwere Langzeiterkrankung eines Mitarbeitenden mit Schlüsselposition ohne vorherige Übergabe oder drohender Ablauf wichtiger Fristen). Selbst bei untersagter Privatnutzung darf auch der Inhalt erkennbar privater E-Mails, die dennoch auf dem Account eingehen, nicht weiter zur Kenntnis genommen werden, sobald ihr privater Charakter (z. B. anhand der Betreffzeile) erkannt wurde (DSK, a.a.O., S. 6, 11; Forst, in: Auernhammer, DSGVO/BDSG, 6. Aufl. 2018, § 26 BDSG Rn. 124).

Wird im Vertretungsfall auf ein E-Mail-Postfach zugegriffen, ist zudem grundsätzlich darauf zu achten, dass kein Dritter (etwa die Vertretung) über das E-Mail-Postfach des abwesenden Kollegen oder der Kollegin arbeitet, da ansonsten nicht mehr nachvollzogen werden kann, wer die E-Mails verfasst hat. Zur stellvertretenden Weiterbearbeitung offener Aufgaben sollte vielmehr ausschließlich das eigene Postfach verwendet werden (zum Ganzen Prowald, Zugriff des Arbeitgebers auf E-Mail-Accounts von Arbeitnehmern, Brandi Rechtsanwälte – Newsletter 12/2022, S. 3, abrufbar unter https://www.brandi.net/fileadmin/user_upload/Newsletter/pdf/2022/Newsletter_1222.pdf ).

4. Dauerhafter Vollzugriff (inkl. Senden/Verändern)

Ein dauerhafter Vollzugriff auf personengebundene dienstliche Konten von Mitarbeitenden durch Dritte ist auch unzulässig. Die oben genannten Anforderungen werden in diesem Fall in keiner Weise eingehalten. Ein dauerhafter Vollzugriff auf das dienstliche E-Mail-Konto eines Beschäftigten bewirkt eine lückenlose Überwachung des Beschäftigten und ist damit unverhältnismäßig (Forst, in: Auernhammer, DSGVO/BDSG, 6. Aufl. 2018, § 26 BDSG Rn. 124). Hierbei ist die Verarbeitung ebenso wenig auf die für den Zweck zwingend notwendigen Daten beschränkt und hebelt so den Grundsatz der Datenminimierung aus.

5. Einwilligung als weitere Rechtsgrundlage und Beteiligung der MAV

Der Zugriff auf das dienstliche E-Mail-Postfach eines abwesenden Mitarbeitenden lässt sich zwar auch auf Grundlage seiner Einwilligung rechtfertigen (vgl. dazu Prowald, a.a.O, S. 1, abrufbar unter https://www.brandi.net/fileadmin/user_upload/Newsletter/pdf/2022/Newsletter_1222.pdf ). Die Einwilligung ist aber nicht unbedingt eine verlässliche Rechtsgrundlage für dauerhafte Zugriffe im dienstlichen Kontext. Zum einen sind an der Freiwilligkeit der Einwilligung wegen des Abhängigkeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber hohe Anforderungen zu stellen (vgl. § 49 Abs. 3 DSG-EKD) und zum anderen ist die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich. Hinzu kommt, dass es bei ungeplanter Abwesenheit, etwa bei plötzlicher schwerer Erkrankung oder einem Unfall, faktisch unmöglich ist, eine wirksame, informierte Einwilligung des Mitarbeitenden einzuholen.

Sollte der Kirchenkreis beabsichtigen, standardisierte Vertretungszugriffe systemseitig einzuführen, wäre hierfür die Beteiligung der MAV nach § 40 lit. k) Mitarbeitervertretungsgesetz der EKD (MVG-EKD) und eine Ergänzung der Dienstvereinbarung nötig. Andernfalls dürfen solche technischen Zugriffsstrukturen im System nicht implementiert werden. Der Tatbestand des § 40 lit. k) MVG-EKD greift bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeitenden zu überwachen. Die Einführung und nähere Ausgestaltung der E-Mail-Nutzung durch die Beschäftigten im Betrieb fällt unter diesem Mitbestimmungstatbestand (so für die entsprechende Norm im weltlichen Recht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Seifert, in: Simitis/Hornung/Spiecker gen. Döhmann, Datenschutzrecht, 2. Aufl. 2025, § 26 BDSG Rn. 125). Konkret stellen die softwareseitige Vergabe von Leseberechtigungen, das Freischalten von Postfachzugriffen sowie die dabei im Hintergrund anfallende Protokollierung von Zugriffsdaten eine solche datenverarbeitende Überwachungseinrichtung dar, weil sie theoretisch zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle genutzt werden können.

 

Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.