Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) trägt als sog. „Gedächtnis der Nation“ dafür Sorge, dass Medienwerke dauerhaft aufbewahrt,
gefunden und genutzt werden können. Zu diesem Zweck besteht auch für die Gemeindebriefe eine Ablieferungspflicht an die Deutsche Nationalbibliothek. Diese Pflicht ist im Gesetz über die Deutsche Nationalbibliothek (§ 14 DNBG) verankert.
Da die DNB somit eine gesetzliche Aufgabe wahrnimmt, ist die Abgabe nach § 8 Abs. 7 DSG-EKD eine zulässige Offenlegung der veröffentlichten Mitgliederdaten im Gemeindebrief.
Gemeindebriefe sind binnen einer Woche nach Erscheinen in zweifacher Ausfertigung an die DNB abzuliefern. Rein digitale Gemeindebriefe müssen nur in einfacher Form, also in einmaliger Ausfertigung, abgeliefert werden.
Von der Ablieferungspflicht ausgenommen sind Werke, die auschließlich Terminankündigungen, Veranstaltungskalender u.a. beinhalten oder und einer der folgenden Ausnahmetatbestände fallen:
- Medienwerke, die in einer geringeren Auflage als 25 Exemplare erscheinen; diese Einschränkung gilt nicht für Dissertationen und Habilitationsschriften sowie für Medienwerke, die einzeln auf Anforderung verbreitet werden,
- Medienwerke mit bis zu vier Druckseiten Umfang; diese Einschränkung gilt nicht für mehrere durch eine Kennzeichnung als zusammengehörig anzusehende Medienwerke, für kartografische Werke, Anschauungstafeln, Musikalien, Dissertationen und Habilitationsschriften,
- Medienwerke, die nur unter Personen oder Institutionen verteilt werden, für die sie gemäß Gesetz oder Satzung bestimmt sind,
- Akzidenzen, die lediglich gewerblichen, geschäftlichen oder innerbetrieblichen Zwecken, der Verkehrsabwicklung oder dem privaten,
häuslichen oder geselligen Leben dienen.
Zusätzlich kann die DNB auf eine Ablieferung verzichten, wenn an der Sammlung kein öffentliches Interesse besteht (§ 1 Abs. 1 S. 2 PflAV).
Nach der Ablieferung werden die Gemeindebriefe archiviert und in den Lesesälen zur Verfügung gestellt.
Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite der Evangelischen Kirche in Deutschland: https://www.ekd.de/ablieferungspflicht-an-die-dnb-81232.htm