In Wahrnehmung der Aufgaben in der Kinder- und Jugendhilfe ist ein Antrag auf Erteilung eines erweiterten Führungszeugnisses zu stellen. Über die Frage, wie die kirchliche Stelle mit erweiterten Führungszeugnissen von Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen umgehen darf, gab es in der Vergangenheit keine einheitliche Empfehlung.
Doch durch die kürzliche Änderung des Art 30 a BZRG besteht nun weitestgehend Klarheit im Umgang mit dem erweiterten Führungszeugnissen.
Der neu ergänzte Absatz 3 besagt nunmehr: „Die Daten aus einem erweiterten Führungszeugnis dürfen von der entgegennehmenden Stelle nur verarbeitet werden, soweit dies zur Prüfung der Eignung der Person für eine Tätigkeit, die Anlass zu der Vorlage des Führungszeugnisses gewesen ist, erforderlich ist. Die Daten sind vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Sie sind unverzüglich zu löschen, wenn die Person die Tätigkeit, die Anlass zu der Vorlage des Führungszeugnisses gewesen ist, nicht ausübt. Die Daten sind spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit zu löschen.“
Da § 30 a Abs. 3 BZRG lediglich von „Daten aus einem erweiterten Führungszeugnis“ spricht, darf das erweiterte Führungszeugnis nach einhelliger Meinung somit nicht verarbeitet werden.
Das bedeutet im konkreten Fall, dass zukünftig nur noch ein Sichtvermerk über die Einsichtnahme in ein erweitertes Führungszeugnis dokumentiert und z.B. in der Personalakte abgelegt werden darf. Die Ablage des gesamten Dokuments oder eine Kopie des erweiterten Führungszeugnisses in die Personalakte darf jedoch nicht mehr geschehen. Das vorgelegte Führungszeugnis ist vielmehr zurückzugeben oder zu vernichten.
Insoweit sich derzeit noch erweiterte Führungszeugnisse in der Personalakten befinden, sind diese zeitnah und datenschutzkonform zu vernichten.
Im Weiteren besagt § 30 a Abs. 3 BZRG auch, dass die Daten aus dem erweiterten Führungszeugnis nur noch verarbeitet werden dürfen, soweit dies zur Prüfung der Eignung einer Person erforderlich ist. Somit nur dürfen die Daten also nun erhoben und verarbeitet werden, wenn die Person auch tatsächlich eine Tätigkeit ausführen wird, für die die Vorlage des erweiterten Führungszeugnisses gesetzlich vorgeschrieben ist.
Beendete die Person ihre Tätigkeit, sind die Daten spätestens nach sechs Monaten zu löschen.
Weitere Informationen dazu finden Sie auch auf der Webseite des Beauftragten für den Datenschutz der EKD https://datenschutz.ekd.de/2024/04/30/umgang-mit-erweiterten-fuehrungszeugnissen/